Kanban: uma forma ágil e simples de controlar qualquer rotina

Controlar rotinas e processos dentro de um negócio é sempre um desafio, especialmente naqueles que possuem alta rotatividade de equipe.

Mas com esses processos mapeados e organizados é possível padronizar resultados e evitar desvios de processo, além do grande ganho de tempo de ter todos os processos em um único lugar, onde diferentes membros da equipe podem gerenciar processos juntos, permitindo ao gestor ter uma visão geral do processo.

O que é Kanban?

Kanban é uma metodologia que utiliza cartões para indicar o progresso permitindo ter uma visão geral de cada uma das etapas. 

Esse método de origem japonesa — desenvolvida pela Toyota na década de 60 — permite distribuir diversas tarefas dentro de um único painel. Cada tarefa é transformada em um card (cartão) e distribuído em colunas que organizam as etapas do processo

Legenda: Organização tradicional do kanban

Uma das grandes vantagens é ser um método totalmente visual e intuitivo o que simplifica o seu entendimento e agilizam a gestão e acompanhamento!

Gestão digital das tarefas

Graças a tecnologia — obrigado século XXI — o kanban ganhou uma nova roupagem digital que permite a gestão de diversos membros em tempo real de qualquer lugar, além possibilidade de integrar com diversos sistemas.

O Pipefy é um ótimo exemplo de sistema de kanban para gerenciar demandas, mas que vão muito além de um simples painel de cards dispostos em uma tela.

Que processos eu posso gerenciar assim?

(A resposta é todas, próxima pergunta! hahaha)

Parece exagero, mas o esse tipo de painel nos permite gerenciar qualquer tipo de rotina, tendo apenas como pré-requisito o mapeamento da rotina.

Ou seja, processos de qualquer tipo — financeiros, de recursos humanos, marketing, vendas, TI — podem ser mapeados, organizados e separados em etapas para posteriormente estarem dispostos em um painel kanban.

E quais são as vantagens?

Legenda: Tela de um painel do Pipefy | Fonte: Pipefy

Padronização de processos

O primeiro e mais claro é que se bem mapeado, a utilização de kanban dentro do Pipefy permite a criação de uma rotina eficiente que evita que etapas sejam esquecidas ou ignoradas.

Aumento da produtividade

Esse tipo de padronização permite ganho de tempo, uma vez que todas as etapas estão apresentadas e não podem ser desviados. É possível ainda controlar o tempo em diversas demandas, além de notificar os responsáveis.

Maior foco da equipe

Como é possível estabelecer cronogramas, limites para cada etapas e notificação dos responsáveis em cada etapa em um único lugar, isso faz com que os membros da equipe se atentem ao processo definido. 

Além disso, ainda é possível assinalar o que está atrasado o que prioridade e data limite para qualquer etapa.

Redução de gargalos e atividades desnecessárias

Com todas as etapas mapeadas, a equipe operacional pode manter-se focada na sua demanda, sem a necessidade alto investimento treinamento.

Com isso, é possível observar gargalos no processo, entender por que atrasos acontecem e buscar tornar sua equipe mais eficiente.

Parece legal, mas funciona?

Podemos afirmar que sim, pois nossa equipe utiliza sistemas de kanban a muito tempo e o Pipefy a cerca de três anos.  Nos tornamos cada vez mais eficientes e hoje menos de 30% dos nossos processos estão organizados em manuais — mais de setenta de forma digital e automatizada.

Isso simplifica a vida dos gestores de equipe, permitindo acompanhar cada demanda em detalhes. Torna nossos contratos mais eficientes, uma vez que sabemos o tempo necessário para execução de cada tarefa.

As utilizações para o Pipefy são praticamente infinitas, atualmente diversos clientes utilizam a ferramenta para gerenciar diversos tipos de rotinas, entre elas: vendas, atendimento e suporte, gestão de pedidos, processo de contratação, contas a pagar e receber, e ainda tem mais ...