10 dicas para organizar melhor o dia a dia do seu caixa

No dia a dia de um negócio é comum enfrentar problemas na gestão do caixa, mas alguns desses problemas podem ser evitados com pequenos ajustes nos processos de operacionalização.

Essas pequenas mudanças vão desde ajuste de postura em momentos rotineiro na relação com cliente, como nos processos internos que precedem a abertura de um caixa ou que podem ser realizados após o seu fechamento.

Política de desconto da loja

Mantenha os operadores de caixa sempre informados sobre mudanças na política de desconto adotada pela sua empresa e como lidar com clientes que podem querer negociar o valor da venda.

Tenha atenção quanto a descontos e peças promocionais. Evite ao máximo que a cliente precise contestar o valor cobrado.

Política de troco

Como política de troco, o atendente deve sempre “favorecer” o cliente. Se faltarem notas ou moedas para completar o troco, devolva sempre um troco maior do que o correto. 

Se o valor do troco for quebrado, podendo ser arredondado para mais ou para menos, corrija sempre para a satisfação do cliente. Alguns centavos acabam sendo um preço baixo a se pagar pela sua fidelização.

Fundo de troco

Sempre é importante definir uma quantidade para troco que deve ter no caixa da empresa.

Por exemplo, se uma empresa definiu que o valor para fundo de caixa deve ser de 200 reais, é preciso definir quanto desse valor deve estar em notas de 20 reais, quanto em notas de 10 reais, e assim sucessivamente. 

Notas menores como 5 e 2 reais, assim como moedas vão ter necessidade definida dependendo do perfil de cada negócio.

Ter esse valor definido, ajuda o operador de caixa na abertura e facilita as vendas no decorrer do dia. Sempre que houver sangrias, tente manter o valor que ficará no caixa, o mais próximo possível do fundo de troco estabelecido.

 

Fundo de caixa

Fundo de caixa é geralmente um espelho do fundo de troco, ou seja, um valor igual ao fundo de caixa, para trocar as notas grandes caso o fundo de troco acabe. Dessa forma sempre que o operador precisar consegue trocar o dinheiro de maneira mais fácil.

É importante ressaltar que esse valor não deve estar no caixa, mas em um local seguro, porém acessível.

Abertura de caixa

Confira se o fundo de troco e fundo de caixa estão corretos antes de iniciar o sistema. Especialmente em troca de turno, deve-se conferir se os valores estão corretos.

Sangrias

Não existe um número definido de sangrias que se deve fazer no caixa da empresa. O indicado é realizar o procedimento sempre que houver um acúmulo grande de notas, em torno de 400 reais (especialmente as de alto valor, 50 e 100 reais). Esse valor deve ser ajustado caso a caso, para cada perfil de negócio.

O valor deve ser retirado do caixa e depositado em um cofre boca de lobo ou cofre presente no escritório.

Fechamento do caixa

Conte todo o dinheiro que está no caixa, realize a sangria e coloque o valor no malote. Tente sempre deixar o fundo de caixa e o fundo de troco o mais parecido possível com o valor estabelecido pela empresa. 

Retire as filipetas do cartão, observe as formas de lançamento para lançá-las corretamente no sistema.

Bancos e operadoras de cartão

Não é necessário trabalhar com vários bancos e operadoras de cartão, dê preferência aos que tenham melhores condições de taxas de juros, financiamento e custo de transações bancárias.

Na abertura de contas considere a proximidade da agência como um critério de desempate (devido a facilidade e segurança para transportar malotes) e utilize o máximo possível da internet para o dia-a-dia.

Segurança

Em caso de assaltos oriente o operador de caixa que em hipótese alguma deve reagir.

Cuidado ao transportar valores, seja discreto e organizado. Deixe tudo previamente conferido, contado, dinheiro com notas organizadas, em envelopes seguros (se for em pasta, que não seja transparente).

Por último e mais importante, mantenha as rotinas!

Parece ser até óbvio, mas no dia a dia pequenos detalhes podem ser esquecidos ou ignorados. Mesmo que esses detalhes não pareçam fundamentais para o processo, é fundamental orientar os operadores as etapas que devem ser executadas e em qual ordem devem ser cumpridas e lembrar-se de auditar constantemente, para saber se os padrões estão sendo mantidos.

Deve-se apresentar aos colaboradores o motivo e o passo-a-passo de cada uma das etapas definidas, pois, entendendo a necessidade delas, evita-se que sejam ignoradas por desconhecerem a sua relevância.

Ainda ficou alguma dúvida?

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