Repensando a rotina: Aproveite o melhor de cada membro da sua equipe.

Já parou para pensar como novos funcionários, muitas vezes, chegam motivados e com o passar do tempo acabam perdendo esse interesse? Uma rotina maçante e burocrática está entre os maiores causadores dessa perda de interesse do funcionário.

A rotina é tão nociva assim?

A rotina, como tudo na vida, tem vantagens e desvantagens. Tarefas realizadas de forma repetitiva e contínua permitem a padronização e manutenção de processos diários, fundamentais para bom funcionamento do negócio. Um bom exemplo são as redes franqueadoras, onde cada processo tem que ser seguido sempre da mesma forma para manutenção de padrões, a fim de que clientes atendidos em quaisquer uma das suas unidades possam receber atendimento, produto ou serviço o mais semelhante possível.

Por outro lado, como foi dito, a rotina excessiva e burocrática tende a deixar funcionários desmotivados e sem interesse com seu negócio ou com a função que executam. Deste modo é preciso rever os processos para melhorar a produtividade do funcionário sem a perda na qualidade e padrão.

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Como usar a rotina ao seu favor ?

A mudança mais simples a ser tomada é a eliminação de processos mecânicos que sugam tempo e energia do seu funcionário (consequentemente do seu negócio). Mas, eliminar esses processos não significa que eles não serão mais executados.

Mapear processos

Antes de tudo é preciso conhecer os processos que fazem parte do dia adia da sua empresa, ou seja, entender o que cada funcionário faz, como faz e quando faz. Além de entender quais desses processos dependem de outras pessoas e equipes, como eles devem receber ou enviar as informações para executar sua função.

Eliminar processos desnecessários

Entendido todos os processos, a próxima etapa é analisar se estes processos são realmente funcionais, quais podem ser simplificados, melhorados ou eliminados. Quais etapas são fundamentais e quais dispensáveis para a boa execução das tarefas.

Automatizar processos

A próxima etapa é analisar, dentre os processos restantes, quais podem ser automatizados através de algum sistema, ferramenta ou solução. Em seguida reformular os processos já mapeados e então implementá-los.

É importante ressaltar que ideias e processos novos tendem a gerar resistência, principalmente nos funcionários mais antigos, e que existe uma curva de aprendizado das novas ferramentas e rotinas que devem ser previstas e respeitadas.

Uma última dica...

Dê o exemplo! Se mudanças precisam ser feitas dentro do seu negócio, você deve ser o primeiro a adotá-las e cobrá-las de seus colaboradores.

 

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